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et règlements, veuillez cliquer
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Le Congrès est organisé par l'Association canadienne
de la boulangerie (ACB) et le Conseil de la boulangerie du Québec
(CBQ). Veuillez parapher et dater chaque page du présent
document pour confirmer que vous avez lu et accepté les
Modalités et conditions d'exposition.
1. CONTRAT : Une fois acceptée par l'ACB, la Demande
d'espace d'exposition constituera un contrat entre l'exposant
et l'ACB et, outre ses conditions, il comprendra et incorporera
les Modalités et conditions d'exposition, le plan d'implantation
préliminaire, dont les parties reconnaissent qu'il pourrait
être modifié par l'ACB, et les règles de fonctionnement
qui seront envoyées à l'exposant dans le manuel
de l'exposant.
2. DÉTAILS DE L'EXPOSITION : Le permis donné
par la présente vise uniquement l'usage et l'occupation
de l'espace attribué à l'exposant durant les périodes
indiquées ci-dessous :
DATES DU SALON :
Dimanche 1er mai 2011 12 h - 17h00
Lundi 2 mai 2011 12
h - 17h00
Nota : L'accès à la salle d'exposition est limité
aux créneaux horaires attribués à l'exposant
pour le montage et le démontage des stands indiqués
ci-dessous, ainsi qu'à partir de quatre heures avant l'ouverture
du Salon et jusqu'à une heure après sa fermeture,
les jours d'exposition.
LIEU DU SALON :
Place Forzani
4855 rue Louis-B-Mayer
Laval, QC H7P 6C8
Dates d'arrivée : Vendredi 29 avril 2011 et samedi
30 avril 2011, selon un horaire qui sera établi par l'ACB.
Les exposants ne seront pas autorisés à s'installer
en-dehors du créneau horaire qui leur sera attribué.
Dates de sortie : Lundi 2 mai 2011, 17 h 30 - 21 h 00
et mardi 3 mai 2011, 8 h 00 - 12 h 00.
3. TARIFS DE LOCATION D'ESPACE D'EXPOSITION : Les prix
sont exprimés en dollars canadiens et excluent la TPS fédérale
de 5 % (taxes sur les produits et services) et la TVQ de 8,5 %
(taxe de vente du Québec).
Dimension minimum d'un espace d'exposition : 10 ' x 10 ' = 100
pi ca. Diverses dimensions et configurations sont possibles.
| Stand unique aligné (unité de
10 ' x 10 ') |
19,25 $ par pi ca |
| Prime pour emplacement de coin (ouvert sur deux
côtés) |
250,00 $ chacun |
LES TARIFS DE LOCATION D'ESPACE COMPRENNENT :
- Deux jours d'exposition, soit une durée totale de 10
heures
- Un stand avec rideaux - mur de fond de 8' de haut et 10' de
large; rideaux latéraux sur tringle de 3' de haut jusqu'à
l'allée, aux couleurs du Congrès 2011
- Manutention du matériel du lieu de déchargement
jusqu'au stand (une aide pour le déballage, le montage
et la mise en place est disponible à un coût additionnel)
- Enlèvement, entreposage et retour des caisses d'expédition
- Services de sécurité dans le périmètre
de l'immeuble (entrée/sortie)
- Entreposage sur place de produits réfrigérés
et congelés (moyennant des frais d'utilisation)
- Système de suivi des visiteurs pour le repérage
de pistes de clients potentiels (moyennant des frais d'utilisation)
- Fournisseurs de services d'exposition sur les lieux
- Cinq insignes d'exposant par 100 pi ca (jusqu'à un maximum
de 25 insignes)
- Cinq laissez-passer gratuits pour boulangers/commerçants/restaurateurs
par 100 pi ca (d'autres laissez-passer sont disponibles à
des tarifs réduits). Nota : Les laissez-passer donnent
accès au Salon commercial pendant les deux jours; des tickets
pour assister aux activités sociales sont disponibles à
un coût additionnel.
- Promotion préalable du nom de la compagnie dans la documentation
des visiteurs (à condition que le contrat soit conclu avant
la date d'impression) et sur le site Web de l'ACB (un lien dynamique
vers le site Web de la compagnie est disponible à un coût
additionnel)
- Promotion préalable des activités du stand : nouveaux
produits, spéciaux de l'exposition, tirages de prix, démonstrations,
et présence d'invités et célébrités,
sur le site Web de l'ACB
- Possibilité de faire une présentation de produit
à un groupe de visiteurs (les créneaux horaires
sont limités chaque jour). Nota : les présentations
de nouveaux produits seront annoncées comme telles dans
les promotions.
- Programme des nouveaux exposants (sont admis à ce programme
les entreprises qui n'ont pas participé au Congrès
2007)
- Service aux clients du Salon, incluant les mises à jour
et les rappels des exposants
- Manuel de l'exposant complet : règles de fonctionnement,
informations sur le fournisseur de services officiel, formulaires
de commandes et informations générales
- Inscription de la compagnie dans le Guide officiel publié
par le Bakers Journal ou dans un supplément publié
sur place (si le contrat est passé après la date
d'impression du Guide officiel et avant le 22 avril 2011)
AUTRES AVANTAGES CONSENTIS AUX MEMBRES DE L'ACB ET DU CBQ :
- Rabais de 2,89$ le pi ca pour les stands uniques alignés
(15% de rabais par 100 pi ca)
- Jusqu'à 30 pi cu d'entreposage pour produits réfrigérés
ou congelés (valeur de 150,00 $)
- Cinq laissez-passer gratuits supplémentaires pour boulangers/commerçants/restaurateurs
par 100 pi ca
- Rabais sur les liens dynamiques vers le site Web de la compagnie
(valeur de 50 $)
4. MODALITÉS DE PAIEMENT : La demande d'espace d'exposition
doit être accompagnée du paiement approprié,
selon l'échéancier indiqué ci-dessous. À
défaut du paiement exigé, les demandes ne seront pas
traitées et les stands ne pourront être attribués.
| Demande soumise : |
Paiement exigé : |
| Avant le 31 oct. 2010 |
30 % du coût total du stand plus TPS
et TVQ |
| Du 31 oct. 2010 au 31 janv. 2011
|
60 % du coût total du stand
plus TPS et TVQ |
| Après le 31 janv. 2011 |
100 % du coût total du stand plus TPS
et TVQ
|
Nota : Tout espace d'exposition dont les frais de location
n'auront pas été acquittés au complet le
31 jan. 2011, à l'heure de fermeture des bureaux, pourra
être réattribué ou annulé sans remboursement
à la discrétion de l'ACB.
5. REMBOURSEMENTS ET FRAIS D'ANNULATION : Dans le cas
où un exposant, dont la demande d'espace d'exposition a
été traitée et acceptée, souhaiterait
annuler sa demande avant le 31 janvier 2011, un remboursement
des sommes versées moins 30 % de la totalité du
coût de location de l'espace plus la TPS et la TVQ applicables
sera remis, si l'avis d'annulation est reçu par écrit
par l'ACB avant le 31 janvier 2011. Aucun remboursement ne
sera accordé pour les annulations faites à compter
du 31 janvier 2011, même si l'espace annulé est revendu
par la suite.
L'ACB se réserve le droit de résilier ce contrat,
et de refuser à l'exposant de prendre possession de l'espace
et de retenir tous les frais de location payés si : (a)
l'exposant n'acquitte pas tous les frais de location au plus tard
le 31 janvier 2011 ; (b) l'exposant ne monte pas une exposition
conforme à l'objet principal du Salon durant la période
attribuée pour s'installer; ou (c) l'exposant n'exécute
pas des modalités ou conditions du contrat ou refuse de
s'y conformer. Dans le cas où ce contrat serait ainsi résilié,
l'exposant renonce, à titre de dommages-intérêts
convenus, aux sommes versées pour la location de l'espace
(y compris la TPS et la TVQ), que l'ACB revende l'espace en cause
ou non.
Dans le cas où le Salon ne pourrait avoir lieu pour quelque
raison que ce soit, le permis d'exposition accordé à
l'exposant sera résilié. Dans un tel cas, l'indemnité
ou compensation que l'exposant pourra réclamer sera limitée
au remboursement des sommes reçues de l'exposant par l'ACB
pour le permis d'exposition. S'il est mis fin au Salon, pour quelque
raison que ce soit, pendant la durée du permis d'exposition,
le montant à rembourser à l'exposant sera calculé
au prorata du temps écoulé jusqu'à la fin
du Salon.
6. NON DISPONIBILITÉ DU BÂTIMENT : L'ACB
ne sera pas tenue responsable du défaut de fournir l'espace
d'exposition dans le cas où le bâtiment ne serait
pas disponible du fait d'un incendie, d'un cas de force majeure,
d'un ennemi public, d'une grève, de l'autorité de
la loi ou de toute autre cause indépendante de sa volonté.
7. ATTRIBUTION DES ESPACES D'EXPOSITION : Dans la mesure
du possible, les espaces seront attribués conformément
aux préférences indiquées par l'exposant.
Lors de l'attribution initiale des espaces, si deux exposants
ou plus demandent le même emplacement dans sa configuration
originale, la priorité sera donnée à l'exposant
qui est membre en règle de l'ACB. Dans l'éventualité
où deux entreprises ou plus qui sont membres en règle
de l'ACB demanderaient le même espace, la demande de location
d'espace accompagnée d'un dépôt qui a été
reçue en premier sera prise en considération en
priorité. L'ACB se réserve le droit de déterminer
définitivement toutes les attributions d'espace et leurs
configurations dans le meilleur intérêt de l'exposition.
8. SOUS-LOCATION DES ESPACES D'EXPOSITION : Les exposants
ne peuvent céder, sous-louer ou partager leur espace d'exposition
avec une autre entreprise ou firme à moins d'avoir obtenu
l'approbation de l'ACB par écrit. Les exposants sont tenus
d'exposer des biens manufacturés ou négociés
par eux dans le cadre habituel de leurs activités. Dans
le cas où un article d'une entreprise non-exposante serait
nécessaire au fonctionnement ou à une démonstration
d'un exposant, l'identification d'un tel article sera limitée
aux plaques signalétiques, et indications ou marques de
commerce qui figurent habituellement sur le produit lorsqu'il
est vendu dans le cours normal des activités.
9. ÉTALAGAGES ADMISSIBLES : Le but du Salon est
de fournir un forum où les fournisseurs d'ingrédients,
de produits, d'équipement, de services et de technologies
peuvent se rencontrer et vendre à des entreprises qui élaborent
les produits de boulangerie finis pour la vente ou la revente.
Tous les produits et services des exposants doivent donc être
de cette nature. L'ACB se réserve le droit de retirer,
refuser ou interdire tout étalage ou partie d'étalage
en place ou proposé qui, à son avis, ne convient
pas ou n'est pas conforme à la nature du Salon. Les associations,
institutions d'enseignement et ministères gouvernementaux
sont admissibles à participer à titre d'exposants.
10. RESPONSABILITÉ : Ni l'ACB ni la Place Forzani,
ni les entrepreneurs officiels qui sont chargés de fournir
les services ne peuvent être tenus responsables de toutes
blessures, pertes ou dommages que pourraient subir les employés,
agents ou biens de l'exposant pour quelque raison que ce soit,
ou que pourrait subir toute personne qui se trouve sur les lieux
loués par contrat à l'exposant, ou qui regarde,
observe ou participe à quelque démonstration ou
présentation de l'exposant. Ni l'exposant et ses entrepreneurs,
ni ses assureurs ne pourront poursuivre en subrogation l'ACB pour
vol, perte ou dommages aux biens de l'exposant ou ses entrepreneurs,
survenus durant leur transit vers ou en provenance de l'enceinte
de la Place Forzani, ou dans son enceinte.
Il est convenu par les parties que compte tenu de la nature des
installations disponibles, de la présence et de la circulation
d'un grand nombre de personnes, de la difficulté de fournir
une supervision efficace pour protéger un grand nombre
d'articles amovibles dans de nombreux stands d'exposition, et
de divers autres facteurs, il est raisonnable que chaque exposant
assume tous les risques de blessure, perte ou dommages, et l'exposant,
en signant le contrat, assume par la présente de tels risques
et dégage expressément l'organisation et les personnes
mentionnées ci-dessus de toute réclamation pour
de tels blessures, pertes ou dommages. Il incombe à l'exposant
de se protéger contre le retrait non autorisé de
biens du stand occupé par l'exposant et il relève
de la responsabilité exclusive de l'exposant d'obtenir
une telle protection d'assurance.
NOTA : L'ACB fournira un service de sécurité
à partir du début de la période d'arrivée,
pendant toute la durée de l'exposition et jusqu'à
la fin de la période de sortie, 24 heures sur 24, étant
précisé que la prestation de ce service ne doit
en aucun cas être interprétée par les exposants
comme un garantie contre la perte ou le vol.
11. ASSURANCE : L'exposant et les entrepreneurs de l'exposant
doivent, entièrement à leurs propres frais, obtenir
et maintenir en vigueur pendant toute la durée de ce contrat,
une assurance responsabilité civile générale
couvrant les réclamations pour blessures corporelles ou
le décès ainsi que les dommages matériels
susceptibles de survenir dans ou sur, ou du fait des lieux visés
au contrat. Cette police de base doit comprendre une assurance
de la responsabilité contractuelle et de la responsabilité
civile. Une telle assurance devra désigner l'ACB à
titre d'assuré additionnel.
L'exposant devra également se conformer à toutes
les exigences des lois fédérales et provinciales
sur la sécurité au travail, en protégeant
comme il se doit toute personne qui exécute un travail
pour son compte.
L'exposant obtiendra et fournira, sur demande de l'ACB, un certificat
d'assurance attestant qu'il a souscrit l'assurance exigée
par l'ACB. Si l'exposant utilise un entrepreneur non officiel,
il devra fournir à l'ACB une preuve d'assurance conformément
à ce qui est précisé dans le manuel de l'exposant,
au chapitre sur les assurances exigées.
Il est entendu que tous les biens de l'exposant et des entrepreneurs
de l'exposant demeurent sous sa garde et son contrôle, durant
leur transit vers ou en provenance de l'enceinte de la Place Forzani,
ou dans son enceinte.
12. DOMMAGES MATÉRIELS : L'exposant est responsable
de tous dommages occasionnés au plancher, aux murs ou aux
colonnes du bâtiment, à l'équipement standard
des stands ou aux biens d'un autre exposant. Les coûts de
réparation des dommages, le cas échéant,
seront facturés à l'exposant responsable.
13. ÉVÉNEMENTS INCOMPATIBLES : L'exposant
consent à ne pas lancer d'invitations, convoquer de réunions,
organiser de fonctions d'accueil ou encourager de toute autre
manière l'absence de boulangers et dirigeants de la salle
d'exposition, des ateliers et des activités sociales pendant
le Congrès.
14. RESTRICTIONS DU DROIT D'ENTRÉE : Le Congrès
est un événement qui comprend un salon commercial,
des ateliers, des séminaires et des activités sociales.
Le public général n'est donc pas admis. Pour des
raisons de sécurité, les enfants de moins de 16
ans ne seront pas admis dans la salle d'exposition pendant le
montage et le démontage.
Un insigne porte-nom sera exigé en tout temps pour être
admis dans la salle d'exposition. Les insignes ne sont pas transférables
et ceux qui seront portés par toute autre personne que
celle à laquelle il a été attribué
seront confisqués. Les cartes de visite ne doivent pas
être utilisées dans les insignes porte-nom du Congrès.
Des frais seront exigés pour remplacer un insigne porte-nom
perdu, pour tout insigne supplémentaire requis au-delà
du nombre d'insignes standard par stand ou pour les insignes commandés
après la date limite indiquée au manuel de l'exposant.
15. PRÉSENTATION DES STANDS : La règle générale
à observer dans la salle d'exposition consiste à
se comporter " en bon voisin ". Ne seront pas autorisés
les étalages qui gênent l'utilisation d'autres étalages
ou empêchent d'y accéder, ou qui empêchent
d'utiliser librement les allées. Le personnel des stands,
y compris les démonstrateurs, les hôtesses et modèles
sont tenus de limiter leurs activités à l'intérieur
du stand de l'exposant.
a) Représentants de l'exposant : Tout exposant
doit s'assurer qu'une personne est présente dans son stand
en tout temps pendant la durée du Salon. Tous les représentants
doivent être soit des employés de l'exposant, soit
des représentants touchant une commission ou des droits
de courtage, ou des salariés. Les modèles et démonstrateurs
peuvent être engagés et admis dans la salle d'exposition
munis d'un insigne indiquant clairement qu'ils représentent
l'exposant.
b) Tenue vestimentaire : Les représentants de l'exposant
doivent porter des tenues classiques afin de maintenir le caractère
professionnel et commercial du Salon.
c) Son : Les systèmes de son seront permis s'ils
sont réglés à un niveau convenant à
la conversation et s'ils ne sont pas gênants pour les exposants
voisins. Les films ayant trait au matériel de l'exposant
seront permis, à condition que l'équipement de projection
et l'écran soient situés dans le tiers arrière
du stand, et que tous les spectateurs soient debout ou assis à
l'intérieur du stand. Les films sonores seront permis seulement
si le son n'est pas audible dans l'allée ni dans les stands
voisins.
d) Éclairage : Dans l'intérêt du Salon,
l'ACB se réserve le droit de limiter l'usage de lumières
éblouissantes ou d'effets de lumière gênants,
notamment les enseignes lumineuses ou lumières clignotantes.
e) Extérieurs du stand : L'extérieur de tout
meuble ou structure d'étalage qui fait face à une
allée ou au stand d'un exposant adjacent doit être
fini et décoré convenablement, aux frais de l'exposant.
f) Bruit et odeurs : Afin d'être juste envers tous
les exposants, l'ACB se réserve le droit de restreindre
les activités bruyantes ou obstructives, les démonstrations
bruyantes, ou les présentations qui produisent des odeurs
inacceptables. Le fonctionnement d'appareils bruyants devrait
être limité à des démonstrations périodiques
raisonnables.
16. PHOTOGRAPHIES ET DESSINS : Les appareils photos sont
admis dans la salle d'exposition, mais en aucun cas il n'est permis
de prendre des photographies sans l'autorisation expresse de l'exposant
concerné dans chaque cas. Dans l'éventualité
d'un différend, les images seront confisquées, développées,
et les images et négatifs/fichiers électroniques
en question seront rendus à l'exposant concerné,
aux frais de la personne fautive. Il est interdit d'exécuter
des croquis ou des dessins des appareils exposés.
17. HAUTEUR DES ÉTALAGES : Le matériel d'étalage
( vitrines ou armoires d'exposition ou d'entreposage, appareils
d'éclairage, enseignes, bannières ou drapeaux suspendus,
ou tout autre élément d'exposition qui doit être
suspendu du plafond) doit être conforme aux ligne directrices
sur la construction de stands d'exposition précisées
au manuel de l'exposant.
18. POSITIONNEMENT DU MATÉRIEL À L'INTÉRIEUR
DU STAND : Afin d'assurer la sécurité de tous
les participants au Salon, les machines et équipements
doivent être placés de telle sorte qu'aucune partie
ne soit à moins de 12 pouces de l'allée, sous réserve
de l'approbation de la direction de l'Exposition. Les équipements
exposés dans des " stands alignés " doivent
être positionnés de manière à gêner
le moins possible la ligne de vision des stands voisins.
19. LE MANUEL DE L'EXPOSANT : L'ACB mettra à la
disposition de tous les exposants, un manuel de l'exposant qui
contiendra un exemplaire des règles de fonctionnement et
des informations sur le fournisseur de services officiel, ainsi
que des formulaires de commande et des lignes directrices pour
le montage et le démontage des stands. Ce manuel sera remis
à la personne nommée dans la Demande d'espace d'exposition
comme coordonnateur du stand. Il incombe au coordonateur du stand
de s'assurer que tout le personnel du stand est au courant des
règlements.
20. RESPONSABILITÉ DE L'EXPOSANT : Les exposants
sont tenus de connaître tous les règlements, lois
et ordonnances en matière de santé, de prévention
des incendies et de sécurité publique lorsqu'ils
participent à cette exposition. Le respect de ces lois
est obligatoire pour tous les exposants, qui en assument la responsabilité
exclusive.
21. INTERPRÉTATION DES RÈGLEMENTS : L'ACB
se réserve le droit d'apporter des changements, modifications
et ajouts à ces modalités et conditions à
tout moment et tous ces changements, modifications et ajouts ainsi
apportés lieront les exposants, pourvu que tous aient été
avisés de tels changements. Toute question qui ne serait
pas couverte spécifiquement dans le présent document
sera soumise à une décision de l'ACB.
